Kestari untuk Negeri

www.dian4nggaraeni.wordpress.com

Biro Kesekretariatan atau yang biasa disingkat sebagai Kestari merupakan salah satu biro yang berada di bawah Sekretaris Umum dalam suatu organisasi. Biro Kestari membantu tugas - tugas sekretaris umum, terutama yang berkaitan dengan administrasi meliputi surat menyurat, pengelolaan sekretariat, arsip hingga atribut organisasi.

Dari beberapa bidang yang pernah diamanahkan selama berada di KAMMI Kepri, biro inilah yang paling lama saya geluti. Karena itu tak ada salahnya berbagi semoga bermanfaat bagi yang lain dan generasi kestari berikutnya di seluruh Indonesia, terutama Kepulauan Riau

Maret 2011, ketika diminta untuk menjadi sekretaris umum maka yang saya bayangkan ketika itu adalah bagaimana membantu ketua terpilih dalam melaksanakan tugasnya, terutama dalam hal penyuratan. Rupanya persepsi yang demikian berbeda dari apa yang ada tertulis di panduan kerja. Hehehe....

Ketika itu sebenarnya sudah ada kestari yang siap membantu, hanya saja malu kalau sekumnya belum menguasai perihal surat menyurat yang merupakan salah satu hal yang sangat penting.

Tak menunggu waktu lama, sekretaris yang lama pun saya kejar dan tanyai macam - macam tentang hal - hal yang tak dimengerti, serta meminta file serta berkas terdahulu. Apalagi ketua baru sudah menyuruh ini itu dan bekerja secepat mungkin, dimulai dari pembuatan surat pengajuan penerbitan SK dari pusat.

Selama beberapa waktu saya habiskan waktu di depan laptop untuk membaca secara detil tentang bagaimana cara menulis surat sesuai dengan panduan kestari KAMMI. Beruntung saya berada di organisasi mahasiswa yang rapi yang bahkan untuk hal kesekretariatan pun memiliki buku panduannya :)

Ibarat undang - undang, buku panduan yang saya maksudkan tidak sama dari satu kepengurusan ke kepengurusan yang lainnya. Ada revisi yang dilakukan oleh pengurus pusat untuk tertib administrasi. Di awal saya sudah begitu getol memahami panduan lama hingga isinya per halaman. Tiba - tiba saat mukernas ada panduan kestari baru yang mengubah hampir seluruh bagian surat. Mulai dari kop surat hingga font yang digunakan. Kesal? Pasti. Nambah kerjaan karena harus belajar lagi dari awal :3

Belajar pun dimulai. Buku panduan baru itu saya baca habis tak terlewatkan titik sehingga ditemukanlah beberapa perbedaan. Setelah itu surat selanjutnya menggunakan format baru yang dibuat dalam file baru pula. Ini perlu untuk memudahkan penjelasan kronologis perubahan di masa yang akan datang.

Dengan berbekal salah satu visi kepengurusan 2011 - 2013, "Mewujudkan organisasi kemasyarakatan yang memiliki sistem administrasi dan manajerial terbaik di Kepri" maka kami mencoba mengelola semampunya.

Mari berbicara sedikit tentang surat. Bercermin pada beberapa kasus, saya pikir surat menjadi bagian penting. Tanpa surat yang jelas kadang sebuah aksi bisa dibatalkan dan dibubarkan oleh polisi. Tanpa surat yang jelas bisa jadi pembicara tak bersedia hadir untuk mengisi seminar. Dan masih banyak kasus lainnya.

Awalnya mempelajari surat di KAMMI agak beribet karena begitu banyak aturan, terutama di hal penomoran. Rasanya saya belum pernah menemukan penomoran surat yang begitu panjang di KAMMI. Namun di sinilah letak kerapiannya dan ketelitian para kestari.

Sebagai contoh, surat yang pernah saya buat dengan nomor 001/PH/D/KU.e/11.PD-3/KAMMI/2012. Secara kata - kata surat ini dapat diartikan dengan surat permohonan 001 yang ditujukan kepada pihak di luar KAMMI yang tidak termasuk dalam organisasi kepemudaan oleh ketua umum PD KAMMI Kepri di tahun 2012. Sederhana namun kadang akan sulit dimengerti bagi yang baru pertama kali membuatnya.

Yang saya amati selama masa kepengurusan adalah masih sedikit yang memahami tentang penomoran surat yang benar. Jangankan penomoran, kadang kop surat bisa tertukar.

Kop surat menunjukkan KAMMI mana yang mengeluarkan surat tersebut, apakah daerah atau komisariat. Semua telah dengan jelas tertulis dalam buku panduan. Begitu pula penomoran.

Nomor 001/PH/D/KU.e/11.PD-3/KAMMI/2012 terdiri dari beberapa bagian.

- 001 menunjukkan surat ke-1 yang dikeluarkan. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan organisasi selama satu tahun. Nomor surat akan kembali ke 001 saat pergantian tahun. Dengan demikian, dapat diketahui, misalnya, bahwa tahun 2012 KAMMI Kepri telah mengeluarkan 100 surat permohonan yang ditujukan ke berbagai pihak.

- PH menunjukkan jenis surat yang berarti permohonan. Di buku panduan terdapat daftar jenis surat beserta kode yang diberikan. Permohonan disingkat PH, undangan disingkat U, mandat disingkat M dan seterusnya. Ini memudahkan penerima surat membaca pesan yang disampaikan oleh KAMMI.

Jenis surat akan mempengaruhi penomoran surat. Kestari harus memisahkan penomoran surat permohonan, pemberitahuan, mandat dan surat yang lainnya.

Hal ini untuk memudahkan perarsipan surat. Misalnya untuk mengetahui jumlah surat permohonan yang telah dikeluarkan selama tahun 2012.

- D merupakan tujuan surat yang berarti ditujukan untuk pihak lain di luar KAMMI yang tidak termasuk organisasi kepemudaan. Biasanya kode ini dipakai jika surat ditujukan pada instansi pemerintahan, kabag dan lain - lain. Kode tujuan tidak mempengaruhi penomoran surat.

- KU.e adalah kode yang berarti surat tersebut dikeluarkan oleh ketua umum untuk pihak eksternal. Setiap departemen, biro dan kepanitiaan bisa mengeluarkan surat yang diketahui oleh ketua umum. Sebagai contoh jika surat dikeluarkan oleh departemen kajian strategis, maka kode KU.e akan berubah menjadi DKS begitu seterusnya. Surat yang dikeluarkan oleh ketua umum hanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris umum. Sementara jika departemen, biro atau kepanitiaan, surat harus ditandatangani oleh ketua dan sekretaris departemen/biro/panitia dengan diketahui oleh ketua umum

- 11.PD-3 adalah kode wilayah yang berarti surat tersebut dikeluarkan oleh KAMMI Daerah Kepri. Di panduan kestari KAMMI hal 44 - 46 telah dibuatkan daftar untuk kode wilayah dan daerah masing - masing. Untuk komisariat dapat menambahkan kode komisariat sebelum kode daerah/wilayah. Contoh 001/PH/D/KU.e/K-TPI/11.PD-3/KAMMI/2012

- KAMMI dan 2012 menunjukkan bahwa surat dikeluarkan oleh KAMMI di tahun 2012

Cara pengarsipan pun harus tiap surat agar memudahkan kestari dalam menyusun laporan pertanggungjawaban di akhir kepengurusan. Oleh karena itu, berbagai map pun dibutuhkan.

Tak Hanya tentang Surat

Berada di Kestari, memang tak hanya mengurusi tentang surat. Bagi yang ingin mengetahui lebih jauh, silahkan membaca buku panduan yang telah ada.

Pernah dalam satu waktu saya meminta para kestari yang ada di komisariat untuk membaca buku panduan yang telah disebarkan di grup - grup pengurus. Jika ada yang kurang dimengerti, silahkan bertanya. Ada beberapa yang protes memang, kenapa harus disuruh membaca, bukankah lebih baik saya menjelaskan langsung inti dari buku tersebut.

Melalui tulisan ini saya ingin menyampaikan mengapa harus membaca buku tersebut. Pertama, saya ingin mereka menyadari bahwa mereka sedang berada di dalam sebuah organisasi mahasiswa jempolan. KAMMI yang tersebar hampir di kampus - kampus seluruh Indonesia, baik negeri maupun swasta adalah organisasi yang memiliki jaringan luas.

Organisasi ini memiliki akar yang kuat dan sistem organisasi yang mantap. Setiap konsep gerakan memiliki blue print dan terarsipkan dengan baik dan rapi. Dua bidangnya, setahu saya, yaitu kaderisasi dan kestari memiliki buku panduan yang telah disusun sedemikian rupa oleh tim.

Buku panduan disusun untuk dibaca agar pemahaman yang menyebar ke kader - kader sama. Sepertinya tim menyadari bahwa ada banyak hal yang harus disampaikan mengenai biro kestari, oleh karna itu menyusunnya dalam sebuah buku panduan untuk dibaca.

Kedua, ada semangat untuk me-G30M-kan para kader. Gerakan 30 menit membaca, menulis dan berdiskusi yang pernah saya baca di salah satu blog pengurus kaderisasi pusat adalah tradisi yang harus dibangun. Sebagai kader KAMMI, kita tak hanya mendengar dan menyampaikan, tapi juga melakukan tiga hal di atas. Mengutip Felix Siauw di facebooknya bahwa "membaca untuk menulis, mendengar untuk menyampaikan".

Karena itu, bacalah. Karena kestari tak hanya soal surat menyurat :)

Dari hal yang sepele ini, saya yakin bahwa ada banyak kestari seluruh Indonesia yang memiliki persembahannya untuk negeri. Belajar dari hal yang kecil untuk mewujudkan sesuatu yang besar.

Seperti yang tertera dalam visi, bukan hanya sekedar visi. Menjadikan KAMMI sebagai organisasi yang memiliki sistem administrasi dan manajerial terbaik di Kepri bukanlah hal main - main. Tapi KAMMI telah memulai langkah itu dengan diawali adanya buku panduan yang telah disusun oleh pusat.

Saya pikir belum ada organisasi kemasyarakatan/kepemudaan/mahasiswa yang memiliki tertib administrasi seperti di KAMMI. Entahlah barangkali ada yang punya pendapat lain. Organisasi yang bahkan mengatur hingga ke model atribut, tempat cap dan tanda tangan hingga hal kecil lainnya.

Salah satu keuntungan berada di biro ini adalah biro ini mengajarkan kemampuan untuk mengolah bahasa. Sebuah kemampuan yang sulit untuk dipelajari. Surat yang kita keluarkan adalah representasi organisasi, dari surat pula masyarakat bisa menilai kelas sebuah organisasi. Oleh sebab itulah, seorang kestari harus mampu membahasakan keinginan organisasi dan tujuan melalui tulisan yang singkat, tepat dan padat.

Saya sebagai penulis bukanlah kestari yang hebat. Ada banyak kekurangan dan kendala yang menghambat selama dua tahun terakhir. Masih ada file yang tak rapi (terutama arsip dan sekre) masih ada surat yang tercecer, masih ada program yang belum terlaksana. Dan tulisan ini juga bukan tulisan sempurna dan kemungkinan masih bisa direvisi.

Semoga dari sini lahir para muslim negarawan yang siap untuk membangun negeri dari setiap lini.

Sekian, semoga bermanfaat

*Kestari >> Kesehariannya Tampil Rapi

** Bekal di dunia nyata tentang kearsipan
*** Thanks to Redha, Kak Dachroni, Kak Ramli dan Novica yang telah banyak membantu dan menginspirasi

Note : Silahkan berkunjung ke blog www.dian4nggraeni.wordpress.com